1. Sekretariat – „serce” firmy/ instytucji: * Miejsce sekretariatu w strukturze przedsiębiorstwa * Sekret – sekretarka, czyli rola i zadania zaufanej osoby w życiu organizacji * Kluczowe kompetencje sekretarki/ asystentki * Zarządzanie informacją i zasady jej prawidłowego obiegu.

2. Instrukcja kancelaryjna: * Systemy kancelaryjne * Podział i metody pracy * Właściwy obieg dokumentów * Rejestracja spraw i ich rozpatrywanie * Porządkowanie i przechowywanie dokumentów * Archiwizacja [szafy, teczki, komputer].

3. Struktura korespondencji biurowej: * Co? Do kogo? Jak? – zasady redagowania pism * Rodzaje i formy pism * Pisma firmowe i ich części składowe * Pisma sugestywne nastawione na odpowiednią reakcję odbiorcy * Przedmiot sprawy i treść pisma * Korespondencja elektroniczna * Unikanie błędów, jako świadectwo profesjonalizmu.

4. Perfekcyjna organizacja pracy sekretariatu: * „Prawa ręka szefa”, czyli kanony dobrej współpracy * Zarządzanie sobą w czasie i ustalanie priorytetów * Wyposażenie, które ułatwia pracę w biurze * Zastępstwo - wybór osoby i przygotowanie sekretariatu.

5. Budowanie profesjonalnego wizerunku firmy, biura i sekretarki/ asystentki: * Świadomość pełnionej roli zawodowej * Strój, makijaż i harmonia barw * Uścisk dłoni, wizytówka i zasady konwersacji, czyli biurowy savoir-vivre * „Wpadka” i sztuka wybrnięcia z kłopotliwej sytuacji.

6. Talenty interpersonalne: * Modelowa komunikacja w pracy sekretarki/ asystentki * Mowa bez słów, czyli o czym świadczą gesty * Bariery komunikacyjne i sposoby ich przezwyciężania * Sztuka budowania korzystnych relacji * Umiejętność obserwacji i refleksji * Asertywna komunikacja z otoczeniem.

7. Wielozadaniowość sekretarki/ asystentki i techniki podnoszenia wydajności: * Co zrobić, aby lepiej zapamiętywać? * Metody szybkiego uczenia się * Przełamywanie barier umysłowych * Mapy Myśli [Mind Mapping]kontra tradycyjne notatki * Słowa - klucze.

8. Kontakt telefoniczny: * Standardy prowadzenia rozmów telefonicznych * Udzielanie informacji * Kierowanie rozmówców do właściwych pracowników firmy * „Małe kłamstwa”, czyli sposoby radzenia sobie z trudnym klientem * Kontrolowanie przebiegu rozmowy i panowanie nad emocjami.

9. Wizyta gości w sekretariacie: * Obsługa potencjalnego klienta * Przyjmowanie kluczowego kontrahenta * Narady z pracownikami * Niezapowiedziane wizyty i strategie postępowania * Nietypowe zachowanie gościa [płacz, krzyk, groźby itp.] i właściwa postawa sekretarki/ asystentki.

10. Nowoczesna sekretarka/ asystentka: * PowerPoint w biurze * Organizowanie spotkań biznesowych * Szkolenie – wybór i przygotowanie miejsca * Konsekwentne prowadzenie terminarza * Podróże służbowe * Umiejętne oddzielanie sfery prywatnej i zawodowej.

11. Zarządzanie stresem: * Świadomość własnych reakcji na stres i tremę * Poziom stresu i jego wpływ na człowieka * Budowanie odporności psychicznej * Udzielanie i przyjmowanie wsparcia * Relaksacja i dystansowanie się od negatywnych emocji.

12. Prawo – elementy niezbędne w pracy sekretarki/ asystentki: * Akta osobowe pracowników * Czas pracy wg obowiązujących przepisów * Zawieranie i rozwiązywanie umów o pracę * Ochrona danych osobowych * Informacja niejawna.

Pełen program zajęć i zgłoszenia: TUTAJ